По итогам 2016 года в заводском конкурсе ППУ и ПСР-проектов в номинации «Лучший ПСР-проект, направленный на повышение производительности труда» третье место занял проект внедрения автоматизированной системы «Электронная библиотека документов» (АС ЭБД), разработанный авторским коллективом ЭХЗ, состоящим из специалистов ОКЛиИ, ОИТиС, СНТО, технических бюро/архивов цехов, а также специалистов зеленогорского филиала АО «Гринатом».
Электронная библиотека документов на ЭХЗ введена в промышленную эксплуатацию с июля прошлого года. Система намного упрощает работу с обширным фондом документации инвентарного учета (нормативными, техническими, технологическими, эксплуатационными и др.). Основная задача ЭБД – создание единой базы действующих на предприятии документов инвентарного учета: регистрация документов с присвоением им обозначения, электронная рассылка, ознакомление работников, разграничение прав доступа на просмотр документов и хранение их электронных копий.
Электронная библиотека документов позволяет всем сотрудникам предприятия оперативно получить доступ к единой базе актуальных документов. Также можно просматривать информацию о статусе документа, его разработчиках, приказах о вводе и продлении, обновлениях, изменениях и т.д.
С помощью ЭБД сокращаются затраты на техническую обработку и сопровождение документов в целом по предприятию, предоставляется возможность отказаться от бумажных носителей, где это можно, а также решаются вопросы обращения с документами инвентарного учета в подразделениях, не имеющих техников или делопроизводителей. В перспективе, после наполнения базы документами, появиться возможность формировать перечни из находящихся в фонде документов, которые будут актуализироваться автоматически при замене или отмене внесенного документа.
На сегодняшний день электронной библиотекой документов могут пользоваться 1 194 работника предприятия.
